変更の多いプロジェクトにおける物品管理の方法(#1)

核になる技術や業務のみ残し、他は他社に業務委託に出すことは当たり前になっていますが、オーダーに変更がある場合は管理している複数の部門で不一致が起こります。これはその改善事例です。

 

3000か所ぐらいある施設の工事を10か月ぐらいで行うプロジェクトがありました。我々A社は、工事全体をB社に業務委託し、B社は下請けの数社に実際の工事を依頼しました。資材は設備場所ごとに伝票があり、資材管理会社C社に送ります。B社は施工主の工事工程情報から毎週初めに2週間の工事量を見積もり、必要な各資材の総数を算出します。その総数に大体合った設備数の伝票を持って、C社から資材を貰います。つまり、設備場所ごとに資材を管理しているわけではなく、あくまで必要な資材の数量のみを意識していることになります。

 

工事はキャンセルや設備内容の変更、工事日の遅延が多く、毎週3000か所のうち数か所は変更があります。我々A社はプロジェクトが終わりに近づく頃に棚卸しを行い、設備場所ごとの設備内容が合っているか確認します。B社は設備ごとの内容よりまず各資材の数の帳尻が合っているか確認しますが、これが毎回20~30%食い違っており調査に時間を要していました。

あるプロジェクトで、撤去した資材を調整し直して再利用することになり、従来のようにプロジェクト終盤時にのんびり確認することができなくなり、常に設備ごとの資材数を把握しないといけなくなりました。

 

調べてみると、下記のようなフローになっていました。

①元請けA社から伝票をB社、C社に送る

②資材管理会社C社で設備場所に対する資材を管理

③工事会社B社が資材を引き取り、管理会社D社の倉庫に入れる

④複数の下請け工事会社E社が、必要な時にD社に取りに行く

⑤返却資材はE社が、随時D社に戻す

⑥工事会社B社がD社管理の返却資材をA社に戻す

 

管理している情報は、

元請け A社=資材伝票、全設備場所の工程と実績、返却資材の返却調整状況

工事会社B社=工事工程表と作業状況、資材保有

資材管理C社=資材伝票、払い出し履歴、在庫数

資材管理D社=払い出し履歴、在庫数

下請け会社E社=作業班ごとに資材保有数を認識し、不足時は追加する

つまり、設備場所ごとの資材数の確認はどこもやっておらず、変更があった場合は、どの時点で変更済みの情報に変わったのか分かりずらくなっています。ただ、実際の業務を考えると最低限の管理項目なので間違ってはいないと思います。

 

幸いB社でやる気のある担当者がアサインされたので、関連部署にヒアリングしたり成果物を確認したりして改善案ができました。(続く)