変更の多いプロジェクトにおける物品管理の方法(#2)

(#1からの続き)

大きく変更したのは、資材管理D社の管理方法です。

幸い管理スペースが十分あったので専用のスペースとしてラインで囲ってもらい、そのライン内の資材数は、どの版の資材伝票を使ったのか記録し、常に確実に把握できるようにしてもらいました。おおよその数量が見てわかるので、どの程度C社から補充すればいいのか分かりやすくなりました。

 

不特定多数の作業員がいる下請け会社E社は自分達で管理する項目はなく、ただB社が週一回状況の確認をするので正しい情報を提供できるように曜日や時間帯等工夫しました。今までE社の報告する情報(複数の作業員が作成)が間違っていることが多かったのですが、D社の情報と対比することで間違いがすぐ分かるようになりました。

 

このように複数の部署が関係するプロジェクトでうまく管理するコツは、

■全体を俯瞰して眺めメリハリをつけ必要なポイントだけでしっかり管理する。中途半端な管理は止める。

■変動に対応するには、プロセスの途中にバッファーを設ける。プールの中で紛失を防ぎ、大まかな数量は目視で確認。

■しっかりとした管理ができにくい部署は、別部署の情報から推測やチェックができるようにする。

結果としてB社に管理を丸投げするのではなく、元請けA社の情報も含めて全体で見渡せる管理票を作成し、A社、B社共同で週1回の簡単な棚卸しを行った結果、プロジェクト終了時の数量の不一致は0.5%程度で済みました。