効果的な議事録の書き方(#2、同時通訳的センスが必要)

当時の手順書は紛失してしまったので、

新しくそれらしいものを書いてみました。

一見当たり前のことを書いてあるだけに

見えて地味です。


あくまで会議の流れやプロジェクト自体の

先を読める実力者が会議を仕切っている状況を

想定して、それを議事録に書く状況をまとめたので、

この手順で誰でも同じことが出来るわけではありません。


当時A社では一見ただの会議の手順書なので、

周囲からは暇なことをやっているな、

ぐらいの認識しかありませんでした。

まあ、最初から真の意味を理解できるようなら

もっとマシな会議になっているはずなので、

当時は気にしていませんでしたが、

今後解説を書いて違いを明らかにするつもりです。


効果的な議事録の書き方(概要)

1.英語から日本語に同時通訳するときの代名詞、関係代名詞のように、

「あれ、これ、それ」は順番を変えず、会話&思考の流れそのままに書く。

「主語を明確にする」ことや「論理的に考える」ことはこの段階では不要。

重要なのは、各自の思考の流れを文体等で表現、記録すること。

つまり、言葉で発しなかったことも追加し表記する。

 

2.自分が本人の気持ちになって、下記を理解しながら記録する。

  ・相手に伝えたいこと、聞きたいこと、の前段階として、

   自分の情報を説明している部分

  ・相手の回答、反応

  ・発言せずに言葉を飲み込んだ内容

  ・互いの合意点、相違点

  ・今後のアクション

  ・遡って見直さないといけないポイント

3.追加or修正して文体を整える。

  ・不明点を本人に確認して了解を得て追加or修正する。

  ・あれ、これ、それを分かりやすく文体を修正する。

  ・次回のアクション、全体のマイルストンを箇条書きする。