効果的な議事録の書き方(#3、言葉の意味や単位を揃える、PMBOK、P2M、問題の定義)

言葉の意味を揃える

議事録とは直接関係ないのですが、

言葉の定義はあらかじめ揃えておいた方がいいと思います。

以前ある役員が突然「このプロジェクトのキャスティングをしろ。」

と言い出して、違和感があったのですが何となく意味は分かるので、

その場はやり過ごして後で他の人に確認したのですが、

A社で共通の言葉ではなく、

その役員個人が使っている言葉じゃないかとのこと。

自分のやり方を他人に押し付けるのも良くないが、

各自がバラバラな言葉を使うのも変ですね。

プロジェクトマネージメントではPMBOKを参考にして、

大きく逸脱しない範囲でその会社独自のルールを決めればいいと思います。

しかし、PMBOKのキモである、

過去の経験を生かして次につなぐしくみや人材育成への取り組みは

あまり実践されていないようで、

日本らしい。効率のみを重視し、

欧米の知識遺産から都合の良いところばかり取っている感じがします。

そんなずる賢い会社が残り本質を押さえて

社会に貢献している会社が衰退していくのは悲しい限りです。

A社でPMBOKを普及させようとした時も、

本質を理解しようとせず、管理ツール的な部分しか使ってくれませんでした。

一見進捗が可視化され改善されているようですが、

実はWBSや進捗度の定義付けがあいまいで、

期待したほどプロジェクトの質を上げることができませんでした。

一度に最適なルールを決めることは難しく、

まず本質を理解して、

やってみて修正、経験を積んで様々な事例が増えた頃にまた修正、

を繰りかえす必要があります。

 

PMBOKとP2M

PMBOKは米国発祥の知識体系ですが、

社員の異動の激しい欧米社会は、どこに行っても似たような言葉や

ルールでプロジェクト管理がされています。

それをまとめ上げたものです。

一方P2Mは2001年に日本で独自にまとめたもので、

PMBOKがプロジェクト管理だけなのに対し、

プログラムマネジメントが追加になっており独自性、

優位性をアピールしています。

後発で文化的に熟成されていない日本では

実際に社会で実践されているものをまとめたというよりは、

あるべき姿を描いた感じがします。

実践されているものを後で手順書として可視化したものと、

出来ていないからこう良くしていきたいとまとめたものは、

完成度に雲泥の差が出ると思います。

P2Mが良くないとは思っていませんが、

もっと普及させて完成度を上げてほしいと思います。

 

問題の分類

A社ではSI法を社員研修で使っていたので、

その分類の方法を使いました。

それぞれの会社で馴染みのある用語の定義を使っていいと思います。

下記はSI法からの引用です。

参考:

問題は過去、現在、未来に分類され、

さらに細かく下記のように分類される。

過去(すで発生してる問題)

・逸脱問題 - - - 現在の目標範囲からずれている状態

・未達問題 - - - 現在の目標値まで達していない状態

現在(今模索している問題)

・改善問題

・強化問題

未来(自ら設定した問題)

・開発問題

・回避問題

 

補足 本当は重要な「制約条件」

一番重要なのが、問題と認識した時の制約条件です。

各自が認識している制約条件は本当に合っているのか?

枠を広げれば、制約条件は当然変わってきます。

課長より部長、部長より事業部長の方が

自由に仕切れるはずです。

会議を行う目的は、進捗状況の確認だけでなく、

目的や問題の共有も大切な要素です。

問題に関しては、

「問題を正しく認識できてるか?」

「問題の共有」

「問題の制約条件の確認と、

枠を広げることによる軽減策の検討」です。

特に最後の枠を広げることは非常に大切になってきます。

別に上司を巻き込まなくても、

自分の考えの中での枠を広げて考えるだけで

同様の成果を上げることができます。

日本企業では難しいかもしれませんが、

以前の外資系企業では、

発想の段階で自分の枠を超えた奇抜な

イデアをプレゼンし、根回しし、

動かしたことがあります。